Aux côtés de la Banque Mondiale, l’AIMF apporte son expertise pour la modernisation de la chaîne budgétaire et comptable du Ministère de l’Union des Comores et des 3 îles autonomes, par l’implémentation de son logiciel SIM_ba. Des experts camerounais et français sont mobilisés pour cette opération.
Contexte
Le Gouvernement comorien a engagé, avec l’appui de la communauté financière internationale, une réforme des finances publiques qui s’appuie, notamment, sur le développement d’un nouveau système d’information.
Cette informatisation de la gestion financière de l’État comorien est inscrite, pour la patrie logicielle dans le cadre du projet ABGE financé par la Banque mondiale, et pour la partie infrastructure matérielle dans le cadre du projet PRCI financé par la Banque Africaine de Développement (BAD).
Pour cette opération, le Gouvernement comorien a fait le choix du logiciel SIM_ba développé par l’AIMF sur la base d’un cahier des charges et d’une mission d’étude de responsables comoriens à Douala.
Périmètre et objectifs
Le périmètre du projet concerne les 4 entités de l’Union des Comores : l’union et les 3 îles autonomes de Ngazidja, d’Anjouan et de Mohéli. Les structures à informatiser dans chacune des entités sont les directions du Budget, du contrôle financier, du Trésor et des gestionnaires des crédits des différentes institutions (Ministères et commissariat).
L’informatisation des procédures budgétaires et comptables va apporter un changement radical dans la gestion des finances publiques aux Comores par l’automatisation des opérations et l’adoption de procédures orthodoxes.
Il est ainsi attendu de cette opération :
La mise en œuvre d’un système intégré de gestion budgétaire et comptable permettant de gérer le budget consolidé de l’Union des Comores ainsi que celui de chaque entité qui la compose (administration centrale de l’Union, Ngazidja, Anjouan, Mohéli). Le système sera basé sur une architecture centralisée avec un centre de ressources situé à Moroni (Ngazidja).
Le renforcement des capacités des agents de l’Administration Comorienne par des actions de formation et un accompagnement, de manière à les rendre aptes à assurer l’exploitation et la maintenance du système de manière pérenne.
Démarche et activités
Pour faire face à ce défi, l’AIMF, en accord avec les autorités comoriennes, a mis en œuvre une démarche articulée autour de deux phases.
- Mars-octobre 2015 – Phase de stabilisation des processus
Pour qu’un système informatique soit efficace et bien géré, il est vital de déployer les bonnes procédures. C’est pourquoi, avant la mise en œuvre de SIM_ba, un dispositif d’accompagnement technique et organisationnel a été mis en place pour stabiliser et uniformiser les processus (union et Iles Autonomes). Les objectifs de cette phase étaient de bien décrire les opérations et les acteurs des processus et de définir les restitutions utiles ainsi que les schémas comptables les plus usités.
Cette phase s’est déroulée de mars 2015 à octobre 2015 sous forme d’ateliers de travail, associant les acteurs concernés des diverses directions des quatre entités concernées. Elle a mobilisé deux experts de haut niveau des finances publiques françaises (Roger Picard et Martine Staebler).
Au-delà de l’analyse technique, cette démarche a apporté une meilleure compréhension du contexte comorien de la gestion des finances publiques et en particulier l’articulation entre l’Union et les îles autonomes. Elle a permis d’établir un diagnostic pour bien comprendre le contexte du changement (la nature des changements, les acteurs concernés, les lieux de résistance, les appuis, etc.).
Le produit de cette phase est un guide des processus budgétaires et comptables, constitué de 15 fiches validées par l’Etat comorien.
Calendrier
Mars 2015 – Mission de clarification
Cette mission a permis d’examiner les procédures budgétaires et comptables, de mesurer les adaptations à apporter au logiciel SIM_ba afin qu’il réponde exactement aux besoins de l’Etat de l’Union, mais aussi d’estimer les risques d’une telle opération.
Juin 2015 – Atelier de formation du personnel administratif
La formation portait sur les processus de trésorerie, le compte unique du Trésor, les processus de la dépense et de la recette, les processus transverses (principes généraux de préparation et d’exécution budgétaire, organisation comptable). Les travaux ont fait l’objet d’une restitution le 4 juillet 2015, au ministère des finances, sous la présidence du Secrétaire Général du Ministère.
Octobre 2015 – Validation du guide des processus
Mai 2016 – Conduite du changement
Cette indispensable opération est une pratique gestionnaire destinée à favoriser l’adhésion des bénéficiaires au projet. La mise en œuvre du système d’information SIM_Ba s’inscrit dans le cadre d’une évolution culturelle majeure des finances publiques (qualité budgétaire et qualité comptable) et répond au souci de la centralisation des données des quatre entités (Union et les trois Iles Autonomes).
- 2015-2016 : Phase d’informatisation des processus
C’est sur la base du guide des processus élaboré à l’issue de la phase 1 que le logiciel SIM_ba a été paramétré et adapté aux besoins exprimés par les autorités et responsables comoriens.
Calendrier
Mars 2015 à octobre 2016. – Adaptation de SIM_ba au fur et à mesure de l’avancement des travaux de stabilisation des processus
Octobre 2015 – Validation du prototype SIM_ba
Automne 2015 – Rédaction des manuels utilisateurs et des supports de formation
Au total près de 1 300 pages
Janvier 2016 – Formation des formateurs
Cette formation de 3 semaine a été réalisée avec l’appui de 2 experts camerounais de SIM_ba (Charlie Ngounou et Valéry Ngambo) ;
Mars / Avril 2016 – Mise en place de SIM_ba
Cette opération de 4 semaines a été réalisée avec l’appui de 3 experts camerounais de SIM_ba (Charlie Ngounou, Valéry Ngambo et Etienne Ngambo). Elle a permis de déployer Sim_ba sur les 4 sites (Union, Ngazidja, d’Anjouan et de Mohéli), de former le personnel et les administrateurs, d’apporter une assistance à la saisie des premières opérations et d’assurer la reprise de l’antériorité.
Juin 2016 – Bilan et corrections après quelques semaines d’utilisation de SIM_ba
Après juin 2016 : Support et suivi
